Cuando llega octubre, los días se hacen más cortos y te invade la sensación de que definitivamente ya se ha acabado el verano y todo lo que conlleva. Entonces, te das cuenta de todo lo que te aporta el buen tiempo. Cada año pienso que debo aprovecharlo más al siguiente y empezar ya en mayo a cenar en las terrazas. Luego me acuerdo del dicho “hasta el 40 de Mayo no te saques el sayo”. Este dicho, y no sólo éste, hay que tenerlo en cuenta a la hora de organizar eventos al aire libre.
Como representantes de espacios para hacer eventos corporativos en la península trabajamos y hemos trabajado con venues y hoteles que disponen de pequeñas, medianas o grandes zonas exteriores para acoger eventos. En Ouisellyou, nos encantan estos lugares porque permiten mucha creatividad. Es verdad que pueden requerir de mayor presupuesto pero el efecto también suele ser más impactante.
Organizar eventos al aire libre es todo un reto pues dependemos de múltiples factores, algunos de ellos incontrolables por nosotros.
En este paquete estarían el viento, la lluvia, el frío o el calor, los mosquitos/moscas y cualquier factor medioambiental previo que haya podido afectar al terreno. Nuestro consejo, por experiencia propia, es tener un Plan B siempre.
En otro orden de cosas estarían aspectos muy relacionados con el montaje del evento en sí como son:
– Acceso al espacio del evento tanto para los asistentes como para el personal implicado en el montaje. Es imprescindible proporcionar coordenadas o ubicación concreta por móvil. Las direcciones de Google no son 100% fiables y desde el espacio debemos facilitar la llegada y evitar cualquier contratiempo en este sentido.
– Espacio para parking de mercancías y de asistentes, bien sea en coche o en autocar. Es fundamental tener un espacio destinado a este propósito e idealmente una persona que pueda gestionar la entrada y la salida, pues da la casualidad que casi todos lo hacemos a la vez…
– Zona destinada al catering. Hay que contemplarla siempre. De hecho si no existe la creamos. El office es fundamental y debe estar de incógnito…
– Potencia eléctrica. Suele ser un “deal” para la parte de producción. En este caso siempre hay que contemplar también el Plan B. Un grupo electrógeno de soporte que pueda dar respuesta en caso de caída eléctrica y que pueda suministrar la potencia necesaria para todas las necesidades (hornos, sonido, iluminación).
– Franja horaria. La hora de inicio y de finalización del evento deben ser consensuadas entre el espacio y el cliente. En muchos casos, y a pesar de estar al aire libre, el espacio tiene un límite horario de uso y, lo que es más importante, tiene una hora máxima de emisión acústica. Esta hora debe estar clara para todos: espacio- organizador- cliente final, pues siempre hay alguien para el que el concierto o sesión de dj acaba demasiado pronto…
– Baños. También es un reto para muchos espacios que no disponen de suficientes o están sólo en el interior. Valoremos siempre el número de asistentes, el tipo de evento y adecuemos los servicios.
Y hay muchos más como son el mobiliario exterior, el tipo de servicio de restauración a realizar, la decoración necesaria, la disposición según zonas etc…
Contacta a Ouisellyou y te ayudaremos a plantear eventos al aire libre en nuestros espacios.
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