Nuestra experiencia con los venues, desde un punto de vista de asesoría y representación comercial, y en los venues, desde nuestra rama de gestión de espacios, nos lleva a una premisa clara y evidente: a la hora de elegir y/o proponer un venue es fundamental disponer de un briefing detallado de las necesidades y el objetivo del evento.
Algo que parece tan evidente en otras industrias, como es el mundo de la publicidad, ha tardado un tiempo en llegar a nuestro sector de una manera general. Aún hoy los venues o los intermediarios debemos insistir en obtener el máximo de información posible.
Es fundamental tanto para los organizadores de eventos como para nosotras, representantes de espacios para eventos, poder componer un mapa de necesidades para así poner en marcha nuestro filtro de espacios.
Aspectos básicos de un briefing de evento
Es importante, tanto para los que ayudamos a encontrar el mejor espacio para el evento como para los que gestionamos espacios, conocer detalles como:
– Ubicación ideal del espacio que debe acoger el evento. Está claro que un pop up de marca o un evento que busca alcanzar un público adolescente y joven necesita un espacio céntrico y bien comunicado. Olvidémonos de venues espectaculares en la naturaleza por ejemplo.
– Dimensiones. Hay una frase que nos encanta y que es real como la vida misma: “Si el espacio es pequeño no lo podemos estirar pero si es grande podemos hacer muchas cosas para empequeñecerlo”. En este sentido es interesante dejarse asesorar por los gestores del espacio que nos indicarán como resolvieron esta situación en eventos pasados y también por nuestro equipo de producción que mediante decoración e iluminación siempre puede conseguir reducir visualmente un venue.
– Presupuesto. Conocer la cifra que el cliente está dispuesto a invertir en un espacio para ese evento nos evita hacer propuestas o considerar espacios que serán descartados en el primer round. El tiempo sigue siendo oro para todos.
– Antelación de la reserva del espacio y creación del evento con el equipo in house. Cuánto antes mejor, ya lo sabemos de nuestro tiempo de estudiantes, “ No dejes para el último día estudiar que no te darán las horas…”
Los venues para eventos agradecemos disponer del tiempo suficiente para hacer una propuesta atractiva y muy a medida para cada evento. Nos gusta poder enseñar el espacio y aportar y proponer ideas y medios para sumar al evento.
– Asistentes. Un internacional que viene por primera vez a nuestra ciudad buscará seguramente espacios muy representativos y quizás más turísticos o esperados de nuestra urbe. No obstante, un cliente repetidor o un cliente nacional tenderá a elegir un espacio menos popular, representativo de la ciudad pero menos conocido. Conocer la nacionalidad, la edad, si hay más hombres o mujeres, el sector de actividad, nos ayudan a elaborar un perfil de asistentes que nos orientará en la propuesta de espacios.
Resumiendo, toda la información sobre el evento ayuda a definir el mejor venue para su realización. Envíanos tu briefing and let’s work together!
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