La nostra experiència amb els venues, des d’un punt de vista d’assessoria i representació comercial, i en els venues, des de la nostra branca de gestió d’espais, ens porta a una premissa clara i evident: A l’hora de triar i/o proposar un venue és fonamental disposar d’un briefing detallat de les necessitats i l’objectiu de l’esdeveniment.
Això que sembla tan evident en altres indústries, com és el món de la publicitat, ha trigat un temps a arribar al nostre sector d’una manera general. Encara avui els venues o els intermediaris hem d’insistir a obtenir el màxim d’informació possible.
És fonamental tant per als organitzadors d’esdeveniments com per a nosaltres, representants d’espais per a esdeveniments, poder compondre un mapa de necessitats per a així posar en marxa el nostre filtre d’espais.
Aspectes bàsics del briefing d’un esdeveniment.
És important tant per els que ajudem a trobar el millor espai per a l’esdeveniment com per als quals gestionem espais conèixer detalls com:
– Ubicació ideal de l’espai que ha d’acollir l’esdeveniment. És clar que un pop up de marca o un esdeveniment que busca aconseguir un públic adolescent i jove necessita un espai cèntric i ben comunicat. Oblidem-nos de venues espectaculars en la naturalesa per exemple.
– Dimensions. Hi ha una frase que ens encanta i que és real com la vida mateixa: “Si l’espai és petit no el podem estirar però si és gran podem fer moltes coses per a empetitir-lo”. En aquest sentit és interessant deixar-se assessorar pels gestors de l’espai que ens indicaran com van resoldre aquesta situació en esdeveniments passats i també pel nostre equip de producció que mitjançant decoració i il·luminació sempre pot reduir un venue.
– Pressupost. Conèixer la xifra que el client està disposat a invertir en un espai per a aquest esdeveniment ens evita fer propostes o considerar espais que seran descartats en el primer round. El temps continua sent or per a tots.
– Antelació de la reserva de l’espai i creació de l’esdeveniment amb l’equip in house. Quant abans millor, ja ho sabem del nostre temps de. estudiants, “ No deixis per a l’últim dia estudiar que no et donaran les hores…”
Els venues per a esdeveniments agraïm tenir el temps suficient per a fer una proposta atractiva i molt a mida per a cada esdeveniment. Ens agrada poder ensenyar l’espai i aportar i proposar idees i mitjans per a sumar a l’esdeveniment.
– Assistents. Un internacional que ve per primera vegada a la nostra ciutat buscarà segurament espais molt representatius i potser més turístics o esperats de la nostra urbs. No obstant això, un client repetidor o un client nacional tendirà a triar un espai menys popular, representatiu de la ciutat però menys conegut. Conèixer la nacionalitat, l’edat, si hi ha més homes o dones, el sector d’activitat, ens ajuden a elaborar un perfil d’assistents que ens orientarà en la proposta d’espais.
Resumint, tota la informació sobre l’esdeveniment ajuda a definir el millor venue per a la seva realització.
Envia’ns el teu briefing i Let’s work together!
Leave a Reply